Wünscht du dir einen Job, den du von überall auf der Welt ausführen kannst? Findest du den Gedanken toll, dein eigener Chef zu sein und möchtest dir deine Arbeitszeit frei einteilen? Dann könnte der Beruf der „virtual assistant“ – also virtuelle Assistenz – genau das Richtige für dich sein. In diesem Artikel findest du:
Inhalt
Was sind virtuelle Assistenten?
Den Begriff der „virtual assistant“ gibt es schon länger. Ihren Ursprung hatte diese Berufsgruppe in den 90ern, in den USA. In Österreich und Deutschland wurde diese Tätigkeit erst sehr viel später bekannt. Unter anderem durch das 2008 veröffentlichte Buch Die 4-Stunden-Woche von Timothy Ferriss. Nicht lange nach Erscheinen der deutschen Ausgabe des Buches, wurde auch in heimischen Foren über diese Selbstständigkeit diskutiert.
Virtuelle Assistenten arbeiten mittels Telefon, E-Mail und anderen Tools. So erledigen sie Aufgaben ihrer Kunden, unabhängig davon, wo sie (beziehungsweise die Kunden) sind. Als virtuelle Assistenz übernimmst du für den Auftraggeber eine Vielzahl an Tätigkeiten. Kunden geben in der Regel alle Aufgaben ab, die nicht zu ihrem Kerngeschäft oder ihrer Kernkompetenz gehören. Das ist je nach Unternehmen ein breites Spektrum an Aufgaben.
Beispiele für Aufgaben, die dein Kunde möglicherweise abgeben möchte, findest du etwas weiter unten. 😃
Vorteile der Tätigkeit als virtuelle Assistenz
Die Arbeit als virtuelle Assistenz (VA) bringt sowohl für dich, als auch für deinen Auftraggeber einige Vorteile. ⬇️
Pluspunkte für dich
Der Gewinn für dich liegt größtenteils auf der Hand:
arbeiten wann und von wo du möchtest
der Arbeitsweg entfällt
kein 9 to 5 mehr
Kunden und Dienstleistungen selbst aussuchen
- keine nervigen Kollegen 😉
Die Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz eignet sich sowohl für Reiselustige, als auch Personen, die im Homeoffice ihr Geld verdienen möchten. Auch für eine nebenberufliche Selbstständigkeit eignet sich diese Tätigkeit.
Pluspunkte für deinen Kunden
Eine virtuelle Zusammenarbeit bringt auch für deinen Kunden einige Vorteile:
Monatliche Lohnnebenkosten, sowie Krankheits- und Urlaubstage entfallen
Es muss kein Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden
Es wird kein fixes Gehalt bezahlt, nur tatsächlich geleistete Arbeit wird entlohnt
Aufgaben können an verschiedene virtuelle Assistenten ausgelagert werden
Dein Kunde bezahlt dir also kein fixes Gehalt, sondern nur deine Leistung. Und diese natürlich nur nach Bedarf. Er bezahlt dich also nicht für „sinnloses“ 40 Stunden rumsitzen. 😉 Sondern nur für aktive Arbeit. Außerdem ermöglicht diese Art der Zusammenarbeit das Auslagern an verschiedene VA’s. So vergeben Kunden nicht einen fixen Job, sondern können die Arbeiten je nach Qualifikation auf verschiedene Assistentinnen aufteilen.
Typische Aufgaben einer VA
Die Aufgaben einer VA sind sehr vielseitig. Je nachdem, welche Vorkenntnisse du hast oder welche Kenntnisse du dir aneignest, gibt es ein breites Spektrum. Von der Unterstützung im Backoffice, wie etwa verschiedene Bürotätigkeiten, bis zur Website Gestaltung und Social-Media-Marketing. Einen Überblick der Dienstleistungen findest du hier:
Büroaufgaben oder Sekretariatstätigkeiten
Präsentationen erstellen
Schreiben und Lektorieren von Texten
Übersetzungen
Datenpflege
Abwicklung von Aufträgen
Buchhaltung und Steueraufgaben
Kunden-Support
Eventmanagement
Reiseplanung
Social-Media-Management
E-Mail-Marketing
Website-Management
Grafikgestaltung
Podcast-Service
So vielfältig die (online) Geschäftsmodelle sind, so vielfältig sind auch die möglichen Dienstleistungen für dich als VA.
Welche Ausbildung benötigst du, um VA zu werden?
Grundsätzlich benötigst du als virtuelle Assistenz keine spezielle Ausbildung. Die meisten in Frage kommenden Gewerbe sind freie Gewerbe und es ist kein zusätzlicher Befähigungsnachweis nötig.
Für den Start deines Unternehmen sind gewisse Vorkenntnisse natürlich vorteilhaft. Generell solltest du technikaffin sein und mit MS-Office umgehen können. Je nachdem, in welche Richtung du gehen möchtest, sind deine Vorkenntnisse aus dem Angestelltenverhältnis gerne gesehen.
Verfügst du bereits über Kenntnisse im Kundenservice oder der Auftragsabwicklung? Dann findest du bestimmt ein Unternehmen, das auf der Suche nach Unterstützung im Kunden-Support ist.
Sprichst du eine Fremdsprache fließend? Dann unterstütze deinen Auftraggeber im Bereich Übersetzungen oder der Kommunikation mit ausländischen Kunden/Lieferanten.
Darüber hinaus gibt es unzählige Ausbildungen, die dir zur Verfügung stehen. Beispielsweise einen Kurs zur Website Gestaltung, ein Coaching für Social-Media-Management oder für eine ganz bestimmte App.
Kunden finden als VA
Um mit deinen zukünftigen Kunden in Kontakt zu kommen, hast du mehrere Möglichkeiten:
eigene Website erstellen
Social Media
Werbeanzeigen schalten
Unternehmer in der Nähe ansprechen
Freunde bzw. Familie kontaktieren
Kontaktaufnahme mit Kunden
Die Kontaktaufnahme mit deinen potenziellen Kunden erfolgt entweder telefonisch, per E-Mail, über Social Media oder auch persönlich. Handelt es sich um ein Unternehmen in deiner Nähe, ist es natürlich möglich, dass du dich persönlich mit deinem Kunden triffst.
Erstgespräche mit Kunden
Ich empfehle dir mit deinen Kunden immer ein „persönliches“ Erstgespräch zu führen. Ist dein Auftraggeber in der Nähe, trefft euch auf einen Kaffee. Ist die Distanz größer, bietet sich ein Video-Call per Zoom, MS-Teams oder einer ähnlichen App an.
Vorbereitung auf das Erstgespräch
Das Erstgespräch spielt eine entscheidende Rolle für die Zusammenarbeit. Bereite dich auf dieses unbedingt gut vor! Hier findest du die Checkliste für erfolgreiche Erstgespräche:
Step 1: Informiere dich über den Kunden
Was genau bietet dein Kunde an? Was ist dem Kunden besonders wichtig? Welche Leistungen benötigt er wirklich? Diese und viele andere Fragen spielen bei der Vorbereitung auf das Erstgespräch eine wichtige Rolle. Denn nur, wenn du deinen Kunden und seine Bedürfnisse genau kennst, wirst du ihm die Dienstleistungen anbieten, die zu ihm passen. Trag dazu alle Informationen zusammen, die du über den Kunden hast.
Step 2: Der Ablaufplan
Entwickle einen Ablaufplan für euer Gespräch. Natürlich gehst du während des Gesprächs flexibel auf Fragen und Wünsche deines Gegenübers ein. 🙂 Doch ein Ablaufplan hilft dir dabei, alle wichtigen Themen, welche angesprochen werden sollten, im Kopf zu behalten. So vergisst du keine wichtigen Fragen.
- Vorstellung
- Bedarfsermittlung
- Angebotspräsentation
- weiteres Vorgehen
- Fazit
Step 3: Der Fragenkatalog
Bereite vor dem Gespräch einen Fragenkatalog vor. Dieser wird dir helfen im Anschluss an das Gespräch ein konkretes Angebot für deinen Auftraggeber zu erstellen. Mit Hilfe deines Fragenkatalogs, greifst du im Gespräch alle offenen Punkte auf, die für dich relevant sind.
Wie funktioniert die Zusammenarbeit?
Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz erfolgt Ba Dum Tss virtuell! 😉 Du unterstützt deine Auftraggeber und Unternehmen also durch Fernarbeit beziehungsweise Homeoffice. Deine Aufgaben erhältst du auf verschiedenste Arten. Die Unternehmen übermitteln Aufgaben beispielsweise:
per E-Mail
telefonisch
in einem Zoom-Call
per App
persönlich
Als App könnten beispielsweise Trello oder Asana genutzt werden. Diese Apps eignen sich hervorragend zum Organisieren, Sortieren und Planen der Zusammenarbeit.
Dein Kunde gibt dir also, je nach Bedarf, Aufgaben, welche du erledigst. Wie vielfältig die Tätigkeiten sein können, haben wir oben schon kurz besprochen. Zu Anfang der Zusammenarbeit wirst du deinem Kunden noch öfter Updates geben bzw. werden sich häufiger Rückfragen ergeben. Das wird sich aber bestimmt schnell einspielen. 🙂
Sobald du deine Aufgaben zur Zufriedenheit deines Kunden abgeschlossen hast, kommt der nächste Schritt:
Das Geld. 💰
Wie erfolgt die Bezahlung?
Money, Money, Money – natürlich ein wichtiges Thema für alle virtuellen Assistenten. Wie erfolgt die Bezahlung? Rechnet man eher nach Stunden ab? Oder vereinbart man Pauschalpreise? Dazu sage ich ganz klar: Es kommt darauf an. 😉
Spaß beiseite. Diese Fragen stellt sich zu Beginn wahrscheinlich jeder, der als virtuelle Assistenz starten möchte.
In manchen Branchen sind Stundensätze eher üblich als Pauschalen und umgekehrt. Ich habe beispielsweise noch nie von jemandem gehört, der eine Homepage auf Stundenbasis anbietet. Hier wird eher ein Pauschalpreis vereinbart.
Für Social Media Management andererseits, sind Stundensätze vollkommen in Ordnung. Du hast aber auch die Möglichkeit, pro Beitrag abzurechnen.
Gerade zu Anfang ist es allerdings schwer, den „richtigen“ Stundensatz zu finden. Was ist für dich okay, was akzeptieren aber auch deine Kunden? Möchtest du eine Pauschale anbieten, fällt es anfangs oft schwer, die Zeit und den Aufwand dahinter einzuschätzen. Du möchtest natürlich deinen Partnern ein faires Angebot machen. Läufst dabei aber Gefahr, das Stundenausmaß zu unterschätzen und dann viel länger zu brauchen, als du dir vorgestellt hast. Und dann ist das Ganze nicht mehr rentabel. Schwieriges Thema!
Ob du nun eine Pauschale oder einen Stundensatz mit deinem Kunden vereinbart hast. Wichtig ist, dass ihr Details zur Bezahlung schriftlich festhaltet. Nach erfolgter Leistung oder dem vereinbarten Zeitraum schickst du deinem Kunden eine Rechnung. Zum Thema Rechnung folgt auch noch ein eigener Beitrag – als kleine Unterstützung. 🙂
Wie viel Geld kann man als virtuelle Assistenz verdienen?
Und noch ein Punkt zum lieben Geld. 😉
Hierzu kann ich keine genauen Angaben machen, denn wie so oft: Es kommt darauf an. Sowohl auf die Aufgaben, die du übernehmen möchtest, als auch auf deine Kunden. Es gibt Branchen, da ist definitiv mehr Geld zu holen als in anderen. Manche Jobs werden eher schlecht bezahlt, sind aber einfach und manche Jobs werden überdurchschnittlich bezahlt.
Es hängt sowohl von den Aufgaben, als auch der Branche deiner Kunden ab. Start Ups werden in der Regel meist nicht so viel bezahlen können wie renommierte Unternehmen.
Ebenfalls kommt es darauf an, wie viel Zeit du investieren kannst oder möchtest. Möchtest du eher eine 4 Stunden Woche oder eine 40 Stunden Woche? Wie viel Zeit wirst du aktiv arbeiten? Startest du beispielsweise nebenberuflich als virtuelle Assistenz, wirst du nicht so viele Stunden investieren können. Gleichzeitig bist du nicht nur vom Einkommen als VA abhängig. Ein weiterer wichtiger Punkt sind deine Vorkenntnisse.
Monatliche Einnahmen im mittleren bis hohen vierstelligen Bereich lassen sich, aus meiner Sicht, aber leicht umsetzen.
Egal ob du nebenberuflich oder Vollzeit in das VA-Business starten möchtest, es gilt zu berücksichtigen, dass dir nicht die kompletten Einnahmen bleiben. Von deinem Einkommen sind natürlich Steuern und Versicherungen zu bezahlen. Darüber gibts dann im Beitrag über das liebe Geld alles weitere.
Brauchst du einen Gewerbeschein?
Grundsätzlich ja. Je nachdem, welche Leistungen du als virtuelle Assistenz anbieten möchtest, musst du ein Gewerbe anmelden. Die meisten infrage kommenden Berufe sind sogenannte freie Gewerbe.
Vielleicht hast du den Begriff „freies Gewerbe“ bereits gehört. In Österreich wird grob zwischen den sogenannten freien Gewerben und den reglementierten Gewerben unterschieden.
Reglementierte Gewerbe sind jene Gewerbe, für die du einen Befähigungsnachweis benötigst. Für freie Gewerbe benötigst du keinen Befähigungsnachweis. Hier findest du ein paar Beispiele:
Reglementierte Gewerbe
- Baumeister
- Elektrotechnik
- Gas und Sanitär
- Vermögensberater
Freie Gewerbe
- Fotograf
- Erzeugung von Modeschmuck
- Multimedia-Agentur
- Sprachdienstleistungen (z.B. Übersetzer)
Für ein reglementiertes Gewerbe benötigst du also eine entsprechende Ausbildung. Beispielsweise um als Installateur selbstständig zu sein. Ein freies Gewerbe kannst du anmelden, ohne hierfür eine gesonderte Ausbildung zu haben.
Informiere dich bei der zuständigen Wirtschaftskammer oder auf der Homepage der WKO. Hier gibt es eine Übersicht über sämtliche Branchen und Berufsbilder.
Unter den einzelnen Berufsbildern ist genau beschrieben, welche Tätigkeiten der jeweilige Beruf abdeckt. Also, welche Leistungen du mit diesem Gewerbe anbieten darfst. Achte darauf, dass sämtliche Tätigkeiten abgedeckt sind! Falls du dir unsicher bist, hol dir Unterstützung bei der zuständigen Regionalstelle der Wirtschaftskammer.
FAQ
Was macht man als virtual Assistant?
Die Aufgaben für virtuelle Assistenten sind sehr vielfältig. Die Arbeiten werden nach Bedarf und unabhängig vom Ort für den Auftraggeber ausgeführt. Im Beitrag oben findest du einen Auszug aus möglichen Aufgaben, die du für deine Kunden übernehmen kannst.
Wie wird man ein virtueller Assistent?
Ganz einfach: Du brauchst einen Laptop und los gehts. 😉 Um virtuelle Assistenz zu werden, benötigst du keine spezielle Ausbildung. Wichtig ist bloß das Interesse an deinen potenziellen Aufgaben und etwas technisches Geschick.
Welche Rechtsform als virtuelle Assistentin?
Die meisten virtuellen Assistenten wagen den Sprung in die Selbstständigkeit als Einzelunternehmer. Gründest du mit anderen Personen zusammen können natürlich andere Rechtsformen sinnvoll sein. Hier solltest du dich von Fachleuten beraten lassen.
Hallo,
danke für den tollen Artikel, wirklich interessant.
Was mich interessiert: Wie gut funktioniert es wirklich, lokale Unternehmen anzusprechen? Ich würde da die meisten recht konservativ einschätzen, gehst du da einfach willkürlich auf die Firmen zu?
lg
Hallo Stefan,
vielen Dank für dein Kommentar!
Die meisten lokalen Unternehmen sind, was das angeht, tatsächlich eher konservativ. Bei gemeinsamen (offline) Veranstaltungen oder wenn man Augen und Ohren offen hält, ergeben sich aber immer wieder spannende Gelegenheiten.
Liebe Grüße Ursula