Wenn du als virtuelle Assistenz in Österreich startest, kommt früher oder später ein Thema auf, das viele erstmal verunsichert:
Steuern.
Vielleicht hast du schon Begriffe gehört wie Einkommensteuer, Umsatzsteuer oder Sozialversicherung und fragst dich, was davon eigentlich auf dich zutrifft.
Gerade am Anfang fühlt sich das oft komplizierter an, als es ist. Dabei brauchst du kein tiefes Steuerwissen, um deine Selbstständigkeit im Griff zu haben. Es reicht, die wichtigsten Grundlagen zu verstehen und genau darum geht es in diesem Artikel.
Ich zeige dir Schritt für Schritt, welche Steuern als virtuelle Assistenz in Österreich relevant sind, womit du rechnen solltest und worauf du von Anfang an achten kannst.
Damit das Ganze greifbar wird, schauen wir uns alles anhand eines einfachen Beispiels an.
An diesem Beispiel erkläre ich dir verständlich und praxisnah, wie sich Steuern, Abgaben und dein tatsächliches Einkommen zusammensetzen.
Inhalt
Welche Steuern und Lohnnebenkosten fallen als virtuelle Assistenz in Österreich an?
Wenn du als virtueller Assistent in Österreich selbstständig arbeitest, hast du grundsätzlich mit drei Bereichen zu tun:
- Einkommensteuer
- Umsatzsteuer
- Sozialversicherung (SVS)
Das klingt im ersten Moment nach viel – ist aber eigentlich gut überschaubar, wenn man weiß, was dahinter steckt.
Schauen wir uns das Ganze direkt anhand unseres Beispiels an:
- Du bist virtuelle Assistentin
- verdienst ca. € 2.000 pro Monat
- also rund € 24.000 im Jahr
Welche dieser „Steuern“ betreffen dich jetzt wirklich?
Einkommensteuer – das wichtigste Thema für dich
Die Einkommensteuer ist die wichtigste Steuer für dich als virtuelle Assistenz. Gleichzeitig ist sie auch die, die am häufigsten missverstanden wird.
Viele gehen am Anfang davon aus, dass sie ihren gesamten Umsatz versteuern müssen. Tatsächlich wird aber nur der Gewinn versteuert.
Beispiel:
Du verdienst € 2.000 im Monat, hast aber auch Ausgaben (z. B. Website, E-Mail-Account, Laptop, Aus- oder Weiterbildung).
Das, was nach Abzug dieser Kosten übrig bleibt, ist dein Gewinn und genau dieser wird versteuert.
Die gute Nachricht:
Erst ab einem gewissen Betrag wird überhaupt Einkommensteuer fällig. Dazu kommen wir gleich noch genauer.
Umsatzsteuer – oft weniger relevant als gedacht
Viele haben am Anfang Angst vor der Umsatzsteuer – dabei betrifft sie dich oft gar nicht sofort.
Wenn du als virtuelle Assistenz unter der Kleinunternehmergrenze bleibst (aktuell € 55.000 Jahresumsatz in Österreich), gilt:
- Du stellst keine Umsatzsteuer in Rechnung
- musst auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen
In unserem Beispiel mit € 24.000 Jahresumsatz bist du also:
→ Kleinunternehmerin
→ und musst dich um die Umsatzsteuer vorerst nicht kümmern.
Das macht den Einstieg deutlich einfacher.
Sozialversicherung (SVS) – gehört unbedingt dazu
Auch wenn sie oft unter „Steuern“ eingeordnet wird, ist die Sozialversicherung eigentlich ein eigener Bereich.
Als Selbstständige bist du in Österreich bei der SVS (Sozialversicherung der Selbstständigen) versichert.
Das bedeutet du zahlst Beiträge für
- Krankenversicherung
- Pensionsversicherung
- Unfallversicherung
Die Höhe richtet sich nach deinem Gewinn, nicht nach deinem Umsatz.
Kurz zusammengefasst
Wenn du als virtuelle Assistenz in Österreich startest, betrifft dich:
- Einkommensteuer → auf deinen Gewinn
- Umsatzsteuer → meist nicht relevant als Kleinunternehmerin
- SVS → laufende Beiträge zur Sozialversicherung
Im nächsten Schritt schauen wir uns an,
wie genau dein Gewinn berechnet wird und ab wann du tatsächlich Steuern zahlen musst.
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Gerade am Anfang tauchen oft viele Fragen gleichzeitig auf:
- Steuern
- Gewerbe
- Preise
- Kundengewinnung
- Positionierung
Und genau hier hilft es, nicht alles alleine herausfinden zu müssen.
In meinem 1:1 Mentoring unterstütze ich (angehende) virtuelle Assistenzen dabei, ihr Business strukturiert aufzubauen – Schritt für Schritt und angepasst an ihre persönliche Situation.
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Wenn du dir dabei Unterstützung wünschst, kannst du dich gerne bei mir melden.
Einkommensteuer einfach erklärt (mit Beispiel)
Die Einkommensteuer ist die wichtigste Steuer für dich als virtuelle Assistenz. Gleichzeitig ist sie auch die, die am häufigsten missverstanden wird.
Viele gehen am Anfang davon aus, dass sie ihren gesamten Umsatz versteuern müssen. Tatsächlich wird aber nur der Gewinn versteuert.
Was ist der Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn?
Der Umsatz ist alles, was du einnimmst.
Der Gewinn ist das, was übrig bleibt, nachdem du deine Ausgaben abgezogen hast.
In unserem Beispiel bedeutet das: Du nimmst € 24.000 im Jahr ein. Davon gehen zum Beispiel Kosten für Tools, Laptop oder Weiterbildung ab. Wenn diese Ausgaben bei rund € 4.000 liegen, ergibt sich ein Gewinn von etwa € 20.000.
Und genau dieser Betrag ist die Grundlage für deine Einkommensteuer.
Ab wann musst du Einkommensteuer zahlen?
In Österreich gilt ein steuerfreier Grundbetrag. Für das Jahr 2026 liegt dieser bei € 13.539 Gewinn pro Jahr.
Das bedeutet: Erst wenn dein Gewinn darüber liegt, musst du Einkommensteuer zahlen. Und auch dann wird nicht der gesamte Betrag versteuert, sondern nur der Teil, der über dieser Grenze liegt.
In unserem Beispiel mit € 20.000 Gewinn pro Jahr bedeutet das:
Ein Teil bleibt steuerfrei (die ersten € 13.539) und nur der restliche Betrag (€ 6.461) wird versteuert. Dieser liegt aktuell in der ersten Steuerstufe, die mit 20 % besteuert wird.
€ 20.000 Gewinn – € 13.539 (Steuerfrei)
= € 6.461 (mit 20 % zu versteuern)
Du müsstest (laut unserem vereinfachten Beispiel) also € 1.292,20 pro Jahr an Einkommensteuer bezahlen.
Warum das für dich so wichtig ist
Wenn du diesen Unterschied einmal verstanden hast, wird vieles klarer:
- Du musst nicht auf alles Steuern zahlen
- deine Ausgaben reduzieren deinen Gewinn
- und damit auch deine Steuerlast
Das ist auch der Grund, warum eine saubere Buchhaltung so wichtig ist – dazu kommen wir später noch.
Umsatzsteuer & Kleinunternehmerregelung
Neben der Einkommensteuer gibt es noch die Umsatzsteuer. Sie funktioniert anders, weil sie sich nicht auf deinen Gewinn bezieht, sondern auf deine Leistungen.
Was ist die Umsatzsteuer überhaupt?
Die Umsatzsteuer (oft auch „USt“ oder „Mehrwertsteuer“ genannt) ist die Steuer, die du auf deine Leistungen aufschlägst.
👉 Beispiel:
Du stellst eine Rechnung über € 1.000 netto
Dann kommt normalerweise noch dazu:
+ 20 % Umsatzsteuer = € 200
Gesamtbetrag: € 1.200
Diese € 200 USt gehören aber nicht dir, sondern werden später ans Finanzamt abgeführt.
Die Kleinunternehmerregelung (Stand 2026)
Für viele virtuelle Assistenzen ist die Kleinunternehmerregelung gerade am Anfang sehr relevant. Sie gilt aktuell bis zu einem Jahresumsatz von € 55.000.
In unserem Beispiel mit € 24.000 Jahresumsatz liegst du deutlich darunter. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer verrechnen musst.
Deine Rechnungen stellst du in diesem Fall ohne Umsatzsteuer aus, mit einem entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Beispielsweise schreibst du auf deine Rechnung den Satz:
“Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG” .
Was bedeutet das in der Praxis?
Die Regelung macht den Einstieg deutlich einfacher, weil du dich nicht mit der laufenden Umsatzsteuer auseinandersetzen musst. Gleichzeitig solltest du im Hinterkopf behalten, dass sich das ändern kann, wenn dein Business wächst und dein Umsatz steigt.
Das heißt für dich:
- Du stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer
- Du musst keine Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen
- Deine Buchhaltung ist deutlich einfacher
Wann kann es sinnvoll sein, freiwillig Umsatzsteuer zu verrechnen?
Auch wenn du unter der Grenze bist, kannst du dich bewusst dagegen entscheiden.
Das kann sinnvoll sein, wenn:
- du überwiegend mit Unternehmen (B2B) arbeitest
- du selbst viele Ausgaben mit Umsatzsteuer hast
Für Einsteigerinnen ist die Kleinunternehmerregelung aber meistens die entspanntere Variante.
Sozialversicherung (SVS) – das solltest du unbedingt einplanen
Neben den Steuern ist die Sozialversicherung ein wesentlicher Bestandteil deiner Selbstständigkeit.
Als virtuelle Assistenz bist du in Österreich bei der SVS versichert. Diese deckt deine Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung ab.
Wie wird die SVS berechnet?
Die Beiträge richten sich nach deinem Gewinn, nicht nach deinem Umsatz.
Bleiben wir bei unserem Beispiel: Bei einem Gewinn von rund € 20.000 kannst du grob mit etwa 25–27 % an Sozialversicherungsbeiträgen rechnen.
Das entspricht ungefähr € 5.000 im Jahr. Im Normalfall wird die SVS monatlich bezahlt, das sind in unserem Beispiel also fast € 420 pro Monat.
Vorauszahlungen und Nachzahlungen
Ein Punkt, der viele überrascht: Die SVS arbeitet mit Schätzungen. Gerade am Anfang zahlst du oft niedrigere Beiträge, die später an deinen tatsächlichen Gewinn angepasst werden.
Das kann zu Nachzahlungen führen, wenn dein Einkommen höher war als angenommen.
Deshalb ist es sinnvoll, von Anfang an etwas mehr einzuplanen und nicht nur mit den aktuellen Vorschreibungen zu rechnen. Du kannst deine Vorschreibungen auch bei der SVS erhöhen lassen, wenn du davon ausgehst, dass du mit deinem Unternehmen mehr verdienen wirst.
Was du zur Mindestbeitragsgrundlage wissen solltest
Ein Punkt, der gerade am Anfang oft für Verwirrung sorgt:
Du zahlst nicht nur dann SVS, wenn du „gut verdienst“.
Auch wenn dein Gewinn niedrig ist oder du gerade erst startest, gibt es eine sogenannte Mindestbeitragsgrundlage.
Das bedeutet:
Die SVS geht davon aus, dass du zumindest ein bestimmtes Mindesteinkommen hast und berechnet darauf deine Beiträge.
Für 2026 liegt diese Grundlage monatlich bei € 551,10.
Darauf basieren die Mindestbeiträge:
- Pensionsversicherung: 18,5 % → 101,95 €
- Krankenversicherung: 6,8 % → 37,48 €
- Selbstständigenvorsorge: 1,53 % → 8,43 €
- Unfallversicherung: fixer Betrag → 12,95 €
Insgesamt ergibt das einen monatlichen Mindestbeitrag von rund 160,81 €.
Gute Nachricht: Anpassungen sind möglich
Wenn du weißt, dass dein Einkommen dauerhaft niedrig ist, kannst du unter bestimmten Voraussetzungen eine Herabsetzung der Beiträge beantragen.
Das solltest du aber gut prüfen oder mit einem Steuerberater abklären, damit es später keine Nachzahlungen gibt.
Auch eine vorzeitige Erhöhung deiner monatlichen Beiträge ist möglich, wenn du weißt, dass dein erzielter Gewinn über der ersten Schätzung liegt.
Mini-Zwischenfazit
Die SVS ist:
- ein fixer Bestandteil deiner Selbstständigkeit
- abhängig von deinem Gewinn (nicht Umsatz)
- mit ca. 25–27 % ein großer Kostenfaktor
- oft der Punkt, der finanziell unterschätzt wird
Wenn du Steuern + SVS zusammenrechnest, bekommst du ein realistisches Bild davon, was dir am Ende wirklich bleibt.
Wie hängen Einkommensteuer und SVS zusammen?
An diesem Punkt stellen sich viele die Frage, ob sich Einkommensteuer und Sozialversicherung gegenseitig beeinflussen. Schließlich wird beides auf Basis deines Gewinns berechnet.
Die kurze Antwort lautet: Beide hängen zusammen – aber nicht so, wie man vielleicht zuerst denkt.
Schauen wir uns das wieder anhand unseres Beispiels an.
Du hast als virtuelle Assistenz einen Jahresumsatz von € 24.000 und Ausgaben von € 4.000. Daraus ergibt sich ein Gewinn von € 20.000.
Auf diesen Gewinn berechnet die SVS ihre Beiträge. Grob gerechnet kannst du hier mit rund € 5.000 im Jahr rechnen.
Was viele nicht wissen: Diese SVS-Beiträge zählen als Betriebsausgabe. Das bedeutet, sie reduzieren deinen Gewinn und damit auch die Grundlage für deine Einkommensteuer.
Rein rechnerisch sieht das so aus:
Von den € 20.000 Gewinn werden die SVS-Beiträge abgezogen. Übrig bleiben in diesem Beispiel etwa € 15.000.
Und genau dieser reduzierte Betrag ist dann die Basis für die Einkommensteuer.
Das heißt: Du zahlst nicht auf die vollen € 20.000 Einkommensteuer, sondern auf einen niedrigeren Betrag, weil deine Sozialversicherung bereits berücksichtigt wird.
Wenn man das einmal verstanden hat, wird vieles klarer. Einkommensteuer und SVS bauen zwar beide auf deinem Gewinn auf, greifen aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten ineinander.
Oder einfacher gesagt: Die SVS wirkt sich positiv auf deine Steuer aus – aber nicht umgekehrt.
Buchhaltung als virtuelle Assistenz – einfacher als du denkst
Wenn du bis hier gelesen hast, merkst du wahrscheinlich schon:
Steuern sind kein Hexenwerk aber ohne Überblick wird es schnell chaotisch.
Und genau hier kommt deine Buchhaltung ins Spiel.
Was du als virtuelle Assistenz wirklich brauchst
Die gute Nachricht ist, dass du keine komplizierte Buchhaltung brauchst. In den meisten Fällen reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Das bedeutet:
- du erfasst deine Einnahmen
- du erfasst deine Ausgaben
- und daraus ergibt sich dein Gewinn
Typischer Fehler: „Ich mach das irgendwann“
Viele starten mit den Gedanken „Ich schreibe mir das mal irgendwo auf…“ oder „Ich sammle die Rechnungen alle und mache das später…“
Und plötzlich ist:
- Jahresende
- Chaos
- Stress
- Panik vor der Steuererklärung 😅
Und genau hier machen Tools wirklich Sinn.
Buchhaltungstools für VAs (inkl. mein persönlicher Tipp)
Es gibt viele Möglichkeiten – von Excel bis hin zu professionellen Tools.
Ich persönlich empfehle dir für alles, das über eine nebenberufliche Selbstständigkeit hinausgeht:
👉 sevDesk
Warum?
- super einfach zu bedienen
- perfekt für Selbstständige & Einsteigerinnen
- Rechnungen schreiben + Buchhaltung in einem Tool
- du hast jederzeit den Überblick über deine Zahlen
Und ganz ehrlich:
Es fühlt sich einfach besser an, wenn alles ordentlich ist! 😄
Wenn du gerade startest, ist das wirklich eine der einfachsten Möglichkeiten, um von Anfang an den Überblick zu behalten.
Was du regelmäßig machen solltest
Damit alles entspannt bleibt, reicht es oft schon 1x pro Woche oder Monat:
- Rechnungen eintragen
- Ausgaben erfassen
- Belege hochladen
Das dauert meist nur wenige Minuten – spart dir aber später Stunden.
Buchhaltung ist einfacher, als du denkst und mit dem richtigen Tool schnell erledigt. Außerdem ist sie, wie wir jetzt schon wissen die Grundlage für Steuern und SVS.
Typische Fehler bei Steuern als virtuelle Assistenz
Gerade am Anfang passieren vielen dieselben Fehler – und das ist auch völlig normal.
Du startest in etwas Neues, beschäftigst dich mit Themen, die du vielleicht noch nie gebraucht hast und willst eigentlich einfach nur loslegen.
Damit dir typische Stolperfallen erspart bleiben, schauen wir uns die häufigsten Fehler einmal ganz konkret an.
Steuern nicht von Anfang an einplanen
Einer der häufigsten Denkfehler ist:
👉 „Ich verdiene jetzt erstmal Geld – um Steuern kümmere ich mich später.“
Das Problem daran:
Das Finanzamt kommt trotzdem. Und die SVS auch.
Wenn du deine Preise oder Einnahmen planst, solltest du deshalb von Anfang an im Hinterkopf haben, dass ein Teil des Geldes gar nicht dir gehört!
Wenn du z. B. € 2.000 im Monat einnimmst, ist das nicht dein „freies Geld“.
Ein Teil davon geht später an die Sozialversicherung und an das Finanzamt, in Form der Einkommensteuer.
Einnahmen und Gewinn verwechseln
Das haben wir vorher schon kurz angesprochen, aber es ist so wichtig, dass es hier nochmal dazugehört:
👉 Umsatz ist nicht gleich Gewinn.
Viele sehen nur: „Ich habe € 2.000 verdient.“
Aber entscheidend ist: Was bleibt nach deinen Ausgaben übrig?
Denn nur dieser Betrag wird versteuert.
Wenn du das nicht sauber trennst, kann es passieren, dass du:
- deine Steuerlast falsch einschätzt
- zu wenig Geld zur Seite legst
- oder dich finanziell sicher fühlst, obwohl du es eigentlich nicht bist
Rücklagen vergessen
Ein Klassiker – und oft der Punkt, der später richtig unangenehm wird:
👉 Es werden keine Rücklagen gebildet.
Am Anfang wirkt es vielleicht so: „Es läuft eh gut, ich verdiene Geld.“
Und dann kommt:
- die erste Steuernachzahlung
- die SVS-Nachforderung
Und plötzlich fehlt dir das Geld.
Am besten auf ein separates Konto, damit du gar nicht erst in Versuchung kommst, es auszugeben.
Alles auf "später" verschieben
Dieser Punkt zieht sich oft durch alles durch:
- Buchhaltung später
- Steuererklärung später
- Überblick später
Und genau das führt dazu, dass sich alles aufstaut.
Was am Anfang nur ein paar Rechnungen sind, wird irgendwann zu einem riesigen Berg, verbunden mit Zeitdruck und Stress. Und im schlimmsten Fall führen sie zu Fehlern oder verpassten Fristen.
Fazit: Steuern als virtuelle Assistenz müssen nicht kompliziert sein
Am Anfang wirkt das Thema Steuern oft größer, als es eigentlich ist.
Viele Begriffe, viele Unsicherheiten – und schnell das Gefühl, etwas falsch machen zu können.
Aber wenn du dir die Grundlagen einmal anschaust, wird klar:
- Du musst kein Steuerprofi sein, du musst nur verstehen, wie dein Business funktioniert!
Wenn du weißt:
- was der Unterschied zwischen Umsatz und Gewinn ist
- ab wann Einkommensteuer anfällt
- wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert
- und warum die SVS so wichtig ist
hast du bereits den wichtigsten Teil geschafft.
Der Rest ist vor allem eines:
Routine.
Häufige Fragen & Antworten - Steuern virtuelle Assistenz
Muss ich als virtuelle Assistenz in Österreich Steuern zahlen?
Ja, grundsätzlich sind deine Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit steuerpflichtig. Ob du tatsächlich Einkommensteuer zahlst, hängt davon ab, wie hoch dein Gewinn ist. Liegt dieser unter dem steuerfreien Grundbetrag, fällt meist keine Einkommensteuer an.
Muss ich als virtuelle Assistenz ein Gewerbe anmelden?
In Österreich arbeitest du als virtuelle Assistenz in der Regel selbstständig und brauchst daher meist ein Gewerbe. Viele Tätigkeiten fallen unter freie Gewerbe, für die kein Befähigungsnachweis nötig ist. Welche Anmeldung genau passt, hängt von deinen Leistungen ab.
Was ist der Unterschied zwischen Umsatz, Einnahmen und Gewinn?
Umsatz beziehungsweise Einnahmen sind alle Beträge, die du von Kundinnen und Kunden erhältst. Gewinn ist das, was nach Abzug deiner betrieblichen Ausgaben übrig bleibt. Für Steuern und SVS ist meist der Gewinn entscheidend.
Wann muss ich als VA SVS Beiträge bezahlen?
Sobald du selbstständig tätig bist, ist die Sozialversicherung ein wichtiges Thema. Die Beiträge richten sich nach deinem Gewinn, es gibt aber auch Mindestbeiträge. Deshalb solltest du die SVS von Anfang an in deine Kalkulation einplanen.
Brauche ich als virtuelle Assistenz eine Buchhaltungssoftware?
Pflicht ist eine bestimmte Software nicht, aber sie kann dir viel Zeit sparen. Gerade Rechnungen, Belege und Auswertungen lassen sich damit deutlich einfacher organisieren. Das ist besonders praktisch, wenn du dich lieber auf Kundinnen und Kunden statt auf Papierkram konzentrieren möchtest.
Kann ich nebenberuflich als virtuelle Assistenz starten?
Ja, viele starten neben einem Angestelltenverhältnis oder in der Karenz. Auch nebenberuflich gelten jedoch steuerliche und gewerbliche Regeln. Deshalb lohnt es sich, das Thema von Anfang an sauber aufzusetzen.
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