Die Berechnung des richtigen Stundensatzes sorgt wohl bei den meisten angehenden und neuen Selbstständigen für Kopfschmerzen. Denn, was ist der „richtige“ Stundensatz für Selbstständige?
In diesem Artikel zeige ich dir, welche Faktoren du bei der Berechnung des Stundensatzes berücksichtigen musst und wie du Schritt für Schritt vorgehst, um deinen idealen Stundensatz zu ermitteln.
Inhalt
Dein Stundensatz – Mehr als nur eine Zahl
Der Stundensatz ist der Betrag, den du als virtuelle Assistenz, Selbstständiger und Dienstleister für eine Arbeitsstunde berechnest. Er dient dazu, deine Arbeitsleistung pro Stunde zu verrechnen und alle anfallenden Kosten zu decken. Dazu gehören etwa deine privaten Lebenshaltungskosten, sowie betriebliche Ausgaben, wie etwa
- Miete,
- Versicherungen,
- Büromaterial und
- Rücklagen für Steuern.
Anders als bei einem klassischen Angestelltenverhältnis müssen im Stundensatz auch unbezahlte Arbeitszeiten, für
- administrative Aufgaben,
- Weiterbildung oder
- Akquise
berücksichtigt werden.
Der Stundensatz ist also nicht nur eine direkte Abrechnung für deine geleistete Arbeit, sondern stellt auch sicher, dass du am Ende des Monats genug Geld verdienst, um alle Ausgaben zu decken und einen Gewinn zu erzielen. Es ist wichtig, diesen Wert realistisch zu kalkulieren, um finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Warum der richtige Stundensatz deine Selbstständigkeit sichern kann
Ein korrekt berechneter Stundensatz ist entscheidend für die Stabilität deines Unternehmens. Er stellt sicher, dass du deine betrieblichen und privaten Ausgaben decken kannst, auch wenn du nicht alle geleisteten Stunden weiter verrechnen kannst.
Faktoren, die du bei der Berechnung deines Stundensatzes berücksichtigen solltest
Wenn du deinen Stundensatz berechnen möchtest, gibt es einige wesentliche Faktoren, die du unbedingt mit einbeziehen solltest. Dein Stundensatz sollte nicht nur deine laufenden Kosten decken, sondern auch deinen Lebensunterhalt sichern und Rücklagen für nicht verkaufbare Zeiten schaffen. Die richtige Kalkulation ist entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein und finanzielle Engpässe zu vermeiden.
Fixkosten und variable Kosten - Was muss abgedeckt werden?
Zunächst einmal ist es wichtig, alle Fixkosten und variablen Kosten deines Unternehmens zu berücksichtigen. Fixkosten sind regelmäßige, feste Ausgaben, die unabhängig von deiner Auftragslage anfallen. Dazu gehören etwa Miete, Versicherungen, Softwarelizenzen oder Internetkosten. Diese Kosten solltest du genau kennen, da sie einen wesentlichen Teil deines Stundensatzes ausmachen.
Variable Kosten hingegen ändern sich je nach Auftragsvolumen. Dazu zählen beispielsweise Materialkosten, Reisekosten oder Marketingausgaben. Auch diese solltest du im Blick behalten, da sie je nach Projekt oder Kundenauftrag stark variieren können.
Wie viel willst du verdienen?
Ein weiterer wichtiger Faktor ist dein Unternehmerlohn. Dieser ist nicht mit dem typischen Monatsgehalt von Mitarbeitern zu vergleichen, da du als Selbstständiger auch für Zeiten ohne Aufträge, deine Altersvorsorge, Urlaube und eventuelle Krankentage Rücklagen bilden musst. Du solltest daher genau überlegen, welchen Netto-Stundensatz du anstrebst, um deinen Lebensstandard zu halten und gleichzeitig für die Zukunft vorzusorgen.
Es ist wichtig, diesen Betrag nicht zu niedrig anzusetzen, damit du auch bei unvorhergesehenen Ereignissen finanziell abgesichert bist. Kalkuliere daher realistisch und denke daran, dass dein Stundensatz diese Rücklagen ebenfalls mittragen muss.
Nicht verkaufbare Stunden - So berechnest du diese realistisch
Nicht jede Stunde, die du arbeitest, kannst du auch direkt an deine Kunden verrechnen. Es gibt einige Tätigkeiten, die du als Selbstständiger verrichten musst, die dir jedoch kein Kunde zahlt. Dazu zählen
- administrative Aufgaben,
- Buchhaltung,
- Weiterbildung,
- Marketing und
- Akquise.
Diese nicht verkaufbaren Stunden solltest du bei der Berechnung deines Stundensatzes unbedingt berücksichtigen, da sie deine tatsächliche Arbeitszeit reduzieren.
Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren stellst du sicher, dass dein Stundensatz nicht nur deinen aktuellen Bedarf deckt, sondern dir auch langfristig ein solides Einkommen ermöglicht.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Stundensatz Kalkulation
Um deinen Stundensatz realistisch zu berechnen, ist es wichtig, systematisch vorzugehen und die einzelnen Schritte nachvollziehbar durchzurechnen. Ich zeige dir, wie du deinen Stundensatz berechnest und gebe dir ein konkretes Beispiel für jeden Schritt.
1. Verkaufbare Stunden ermitteln - So berechnest du deine verfügbare Zeit
Ein sinnvoller Ansatz ist, deine Arbeitszeit auf Tages- oder Wochenbasis zu planen und dann auf ein Jahr hochzurechnen. Ziehe dabei auch Urlaub und Feiertage ab. Dadurch erhältst du eine gute Einschätzung, wie viele Stunden du jährlich zur Verfügung hast, um bezahlte Dienstleistungen anzubieten.
Beispielrechnung:
2. Nicht verkaufbare Stunden berücksichtigen - Planung für administrative Aufgaben
Neben den verkaufbaren Stunden gibt es Tätigkeiten, die für dein Geschäft notwendig sind, für die du jedoch keine Einnahmen erzielst. Dazu gehören administrative Aufgaben, Marketing, Weiterbildung und Akquise. Schätze diesen Anteil deiner Arbeitszeit realistisch ein – in der Regel sind das etwa 20-30 % der gesamten Arbeitszeit.
Ebenfalls solltest du mögliche Krankentage berücksichtigen.
3. Mindestumsatz berechnen - Wie viel musst du verdienen, um alle Kosten zu decken?
Um deinen Mindestumsatz zu ermitteln, musst du alle fixen und variablen Kosten sowie deinen gewünschten Unternehmerlohn berücksichtigen. Zu den Kosten gehören etwa Büromiete, Versicherungen, Softwarelizenzen, Altersvorsorge und Steuern.
4. Den Stundensatz festlegen: So teilst du den Umsatz durch die verkaufbaren Stunden
Nun teilst du den Mindestumsatz durch die Anzahl der verkaufbaren Stunden, um deinen Mindeststundensatz zu berechnen.
5. Deinen Stundensatz interpretieren: Was ein hoher oder niedriger Stundensatz wirklich bedeutet
Nachdem du deinen Stundensatz berechnet hast, ist es wichtig, das Ergebnis zu interpretieren.
Ein Stundensatz von (gerundet) € 50,00 könnte je nach Branche als niedrig oder hoch angesehen werden.
Überprüfe deinen Stundensatz regelmäßig und passe ihn gegebenenfalls an. Wenn du beispielsweise bemerkst, dass deine Kosten steigen oder du weniger verkaufbare Stunden hast als ursprünglich angenommen, solltest du deinen Stundensatz entsprechend erhöhen.
Der Preis pro Stunde sollte nicht nur deine Kosten und Arbeitszeit berücksichtigen, sondern auch den Wert deiner Leistung und deiner Expertise. Dabei solltest du nicht vergessen, dass der Stundensatz auch deinen gewünschten Gewinn abdecken muss. Daher ist es wichtig, dass du diesen regelmäßig überprüfst und anpasst, um auf Marktveränderungen oder geänderte Kostenstrukturen zu reagieren.
Stundensatzberechnung leicht gemacht - Nutze meinen Online-Rechner
Mit meinem Stundensatzrechner rechnest du ganz schnell und einfach deinen Mindeststundensatz aus.
Der Rechner gibt dir automatisch einen Hinweis auf Rücklagen für Steuern und SVS-Beiträge. Dieser Betrag wird im Ergebnis ebenfalls berücksichtigt. Es wird ein Wert von 40 % deines Unternehmerlohns angenommen.
Wie in den obigen Beispielen erklärt, kannst du hier:
- deine geplante Arbeitszeit pro Woche
- die geplanten Arbeitstage pro Woche
- deine tatsächlichen Arbeitswochen pro Jahr (abzüglich Urlaub und Feiertagen)
z.B. 52 – 5 (Urlaub) – 2 (= 10 Feiertage) = 45 Wochen - die erwarteten Krankentage pro Jahr
- die nicht verkaufbaren Stunden (ca. 20 – 30 %) in % von den Gesamtstunden
- deine gesamten jährlichen Kosten (Miete, Software, Marketingausgaben, etc.)
- deinen gewünschten Unternehmerlohn pro Jahr
eingeben.
Stundensatzrechner
Bei dem Mindeststundensatz handelt es sich, wie oben beschrieben, um den Mindestbetrag, den du verlangen musst, um deine tatsächlichen Kosten zu decken.
Deinen gewünschten Gewinn rechnest du hier also noch on top.
Der Beitrag der SVS sowie die Einkommensteuer etc. richten sich nach deinem tatsächlichen Gewinn/Umsatz und können hier vorab nicht verlässlich berechnet werden.
Häufige Schwierigkeiten bei der Stundensatzkalkulation
Bei der Berechnung des Stundensatzes treten häufig Herausforderungen auf, insbesondere für Selbstständige und virtuelle Assistenten, die ihre Preise das erste Mal kalkulieren. Ich habe einige häufige Probleme und meine Lösungsvorschläge für dich gesammelt:
1. Unterschätzung der nicht verkaufbaren Stunden
Problem: Viele Selbstständige vernachlässigen es, unproduktive Stunden für administrative Tätigkeiten etc. einzukalkulieren. Das führt dazu, dass der berechnete Stundensatz zu niedrig ist, um alle Kosten zu decken.
Lösung: Plane realistisch. Schätze ein, wie viele Stunden du pro Woche für nicht direkt bezahlte Tätigkeiten benötigst und rechne diese bei der Ermittlung der verkaufbaren Stunden mit ein. Berücksichtige auch Feiertage, Urlaub und eventuelle Krankheitstage bei deiner Hochrechnung.
2. Fixkosten werden nicht vollständig berücksichtigt
Problem: Es besteht die Gefahr, dass Fixkosten wie Miete, Software-Lizenzen, Versicherungen oder Ausgaben für Internet und Handy nicht in der Berechnung auftauchen, was den Stundensatz verfälscht.
Lösung: Erstelle eine detaillierte Liste aller monatlichen und jährlichen Fixkosten. Das hilft dir, den Mindestumsatz genauer zu berechnen, der notwendig ist, um alle Ausgaben abzudecken.
3. Unrealistische Erwartungen an die eigene Produktivität
Problem: Oft gehen Selbstständige davon aus, dass sie ihre komplette Arbeitszeit für Kundenprojekte aufwenden können, was jedoch in der Realität selten der Fall ist.
Lösung: Sei bei der Kalkulation der verkaufbaren Stunden konservativ. Schätze ein, dass maximal 70 % deiner Arbeitszeit für bezahlte Arbeit zur Verfügung steht. Das kann je nach Branche und Arbeitsweise variieren, aber es ist wichtig, eine realistische Einschätzung zu treffen.
4. Schwankendes Auftragsvolumen wird nicht berücksichtigt
Problem: Nicht alle Monate sind gleich: Während in einem Monat viele Aufträge anfallen, kann es im nächsten Monat ruhiger sein. Schwankungen im Auftragsvolumen können dazu führen, dass Einnahmen nicht konstant sind.
Lösung: Kalkuliere deinen Stundensatz so, dass du in Monaten mit niedrigerer Auslastung trotzdem deine Kosten decken kannst. Es ist sinnvoll, einen Puffer einzuplanen, um Schwankungen auszugleichen.
5. Mangelnde Anpassung des Stundensatzes
Problem: Viele VA’s passen ihren Stundensatz nach der Erstberechnung nicht regelmäßig an. Inflation, steigende Expertise oder veränderte Marktbedingungen können dazu führen, dass der ursprüngliche Stundensatz nicht mehr ausreicht.
Lösung: Überprüfe deinen Stundensatz mindestens einmal jährlich und passe ihn an, wenn deine Kosten steigen oder du deine Leistungen weiterentwickelst. Es ist wichtig, auf Veränderungen im Markt und bei den eigenen Ausgaben zu reagieren.
6. Keine Berücksichtigung von Steuern
Problem: Es ist ein häufiger Fehler, bei der Berechnung des Stundensatzes die anfallenden Steuern nicht mit einzubeziehen. Dadurch bleibt am Ende weniger übrig, als ursprünglich gedacht.
Lösung: Kalkuliere die zu erwartenden Steuerabgaben (Einkommensteuer, Umsatzsteuer) in deine Kosten ein und erhöhe deinen Stundensatz entsprechend. Eine gute Faustregel ist, etwa 30-50 % deiner Einnahmen für Steuern und Rücklagen einzuplanen.
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Diese Gruppe ist für alle, die als virtuelle Assistenz oder Freelancer arbeiten – egal ob du gerade erst startest oder schon länger dabei bist. Hier kannst du dich austauschen, Fragen stellen und wertvolle Tipps rund um dein Business erhalten.
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Stundensatz berechnen - Häufige Fragen und Antworten
Wie unterscheidet sich der Stundensatz vom Stundenlohn?
Der Stundensatz ist der Betrag, den ein Selbstständiger oder Freiberufler für eine Stunde Arbeit berechnet, während der Stundenlohn das Gehalt ist, das ein Angestellter für eine Stunde Arbeit erhält. Der Stundensatz beinhaltet zusätzlich Kosten für Sozialversicherungen, Betriebsausgaben und Steuern.
Welche Faktoren sollte ich bei der Berechnung meines Stundensatzes berücksichtigen?
Zu den wichtigsten Faktoren gehören Fixkosten (z. B. Miete, Versicherungen), variable Kosten, der gewünschte Unternehmerlohn, nicht verkaufbare Stunden (administrative Tätigkeiten, Marketing) sowie Rücklagen für Steuern und unerwartete Ausgaben.
Wie viele verkaufbare Stunden sollte ich pro Jahr einplanen?
Die Anzahl verkaufbarer Stunden hängt von der individuellen Arbeitszeit und den nicht bezahlten Tätigkeiten ab. Realistisch sind etwa 70-80 % der gesamten Arbeitszeit, da der Rest für administrative Aufgaben, Weiterbildung und Urlaub benötigt wird.
Wie oft sollte ich meinen Stundensatz anpassen?
Mindestens einmal im Jahr solltest du deinen Stundensatz überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Achte dabei auf gestiegene Betriebskosten, Inflation und Marktveränderungen, um sicherzustellen, dass du weiterhin kostendeckend arbeitest.
Wie berücksichtige ich Steuern bei der Stundensatzberechnung?
Du solltest bei der Berechnung deines Stundensatzes einen Prozentsatz für Steuern einkalkulieren, etwa 30-50 % deiner Einnahmen. Dadurch stellst du sicher, dass du genug für Steuerzahlungen zurücklegst und keine finanziellen Engpässe entstehen.
Wie kalkuliere ich meinen Stundensatz, wenn ich als virtueller Assistent arbeite?
Gehe wie folgt vor: Ermittele deine jährlichen Fixkosten, plane deinen Unternehmerlohn ein, schätze die verkaufbaren Stunden und berechne deinen Mindestumsatz. Teile diesen durch die Anzahl der verkaufbaren Stunden, um den Stundensatz zu ermitteln.
Warum sollte ich auch Rücklagen in meinen Stundensatz einplanen?
Rücklagen sind wichtig, um unvorhergesehene Ausgaben, Steuern, oder Einkommensausfälle abzufangen. Sie helfen dir, auch in schwierigen Zeiten finanziell stabil zu bleiben.
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