Der Wunsch nach mehr Flexibilität, selbstbestimmtem Arbeiten und ortsunabhängiger Tätigkeit bringt viele Menschen dazu, sich als virtuelle Assistenz (VA) selbstständig zu machen – vielleicht auch dich? 👩💻
Gerade am Anfang kann der Weg in die Selbstständigkeit aber ziemlich überwältigend wirken: Gewerbeanmeldung, Finanzamt, Website, Kundenakquise … Wo fängt man überhaupt an – und was ist wirklich wichtig?
In diesem Artikel zeige ich dir die ersten 10 Schritte, die du in Österreich gehen solltest, wenn du dich als virtuelle Assistenz selbstständig machen möchtest. Ich selbst bin diesen Weg gegangen – und weiß, wie viele Fragen, Unsicherheiten (und Google-Suchanfragen 😅) am Anfang auftauchen können.
Diese Anleitung gibt dir eine strukturierte Übersicht. Du bekommst Orientierung zu allen organisatorischen und rechtlichen Themen und weißt danach ganz genau, wo du starten kannst.
Inhalt
Schritt 1: Entscheidung & Orientierung: Ist virtuelle Assistenz das Richtige für mich?
Bevor du dein Gewerbe anmeldest, solltest du dir Zeit nehmen, um herauszufinden, ob die Arbeit als virtuelle Assistenz zu dir passt.
Was macht eine VA eigentlich?
Virtuelle Assistenten übernehmen Aufgaben für Selbstständige oder (kleine) Unternehmen, damit diese sich besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Die Zusammenarbeit findet meist online und auf freiberuflicher Basis statt.
Zu den typischen Tätigkeiten zählen z. B.:
E-Mail-Management & Terminorganisation
Social Media-Betreuung
Kundenservice
Texterstellung
Backoffice-Aufgaben
einfache Grafik- oder Videoarbeiten
Webdesign
Die Vielfalt ist groß – und genau das ist einer der Vorteile! Du kannst Aufgaben übernehmen, die dir liegen und Spaß machen.
Fragen die dir bei der Orientierung helfen können
Willst du langfristig selbstständig arbeiten?
Wie viel Zeit möchtest (oder kannst) du in den Aufbau investieren?
Welche Stärken, Interessen oder Vorerfahrungen bringst du mit?
Wie viel Geld möchtest du verdienen – und ist das mit VA-Dienstleistungen realistisch?
Kannst du dir vorstellen, mit mehreren Kunden gleichzeitig zu arbeiten?
💡 Wenn du dir noch unsicher bist, starte mit einer nebenberuflichen Selbstständigkeit oder tausche dich in einer Community (z. B. VA-Komplizen Gruppe auf Facebook) aus.
Schritt 2: Gewerbe anmelden – Der offizielle Start deines Online Business
In Österreich musst du als virtuelle Assistenz ein freies Gewerbe anmelden. Das ist gesetzlich vorgeschrieben – auch wenn du zu Beginn vielleicht nur wenige Stunden oder nebenberuflich arbeitest.
Was bedeutet „freies Gewerbe“?
Ein freies Gewerbe darf ohne Befähigungsnachweis ausgeübt werden. Das heißt: Du brauchst keine spezielle Ausbildung oder Meisterprüfung, um starten zu können.
Welches Gewerbe melde ich als virtuelle Assistenz an?
Als virtueller Assistent kannst du viele unterschiedliche Dienstleistungen anbieten – von Büroorganisation über Social Media bis zu Webdesign. Je nach Tätigkeit brauchst du einen passenden Gewerbeschein. Hier findest du einige häufige Beispiele:
Tätigkeitsbereich | Passender Gewerbeschein |
|---|---|
Backoffice & Administration | Büroservice |
Texterstellung, Blogartikel, Content | Werbeagentur |
Social Media Management | Werbeagentur / Marketingagentur |
Webdesign, SEO, Webseitenpflege | Multimediadienstleistungen |
Grafikdesign | Werbegrafik (freies Gewerbe, sofern nicht umfassend) |
Kundensupport / virtuelle Assistenz allgemein | Büroservice |
Projektassistenz, persönliche Assistenz | Büroservice / Organisationsberatung |
Wo melde ich mein Gewerbe an?
Online über das Unternehmensserviceportal (USP)
Oder persönlich bei der zuständigen Bezirkshauptmannschaft, dem Magistrat oder der Wirtschaftskammer
Was kostet die Anmeldung?
Die Anmeldung eines Einzelunternehmens ist in Österreich kostenlos.
🔗 Alle Details zur Gewerbeanmeldung findest du in meinem ausführlichen Blogartikel:
👉 Gewerbe anmelden in Österreich – Leitfaden für virtuelle Assistenten
Schritt 3: Steuernummer beantragen
Sobald du dein Gewerbe angemeldet hast, bist du verpflichtet, dich auch beim Finanzamt zu melden. Dort erhältst du eine Steuernummer, unter der du künftig deine Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit abwickelst.
Warum brauche ich eine Steuernummer?
Die Steuernummer ist notwendig, um:
deine Umsatzsteuer (USt) oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt abzuführen
Rechnungen gesetzeskonform zu erstellen
deine Einkommensteuererklärung abzugeben
Wo und wie beantrage ich die Steuernummer?
Du meldest dein Gewerbe beim FinanzOnline-Portal und füllst das Formular „Verf 24 – Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ aus. Dieses Formular übermittelst du digital oder postalisch an dein zuständiges Finanzamt.
📎 Formular zum Download: Verf 24 (usp.gv.at)
Kleinunternehmerregelung – Ja oder Nein?
Wenn du voraussichtlich unter € 55.000 Jahresumsatz bleibst (Stand 2025), kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet:
Keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen
Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Du musst den Hinweis auf deine Kleinunternehmerregelung auf jeder Rechnung vermerken
📍 Beispiel:
„Gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG wird keine Umsatzsteuer verrechnet.“
Schritt 4: Geschäftskonto eröffnen
Auch wenn es rechtlich nicht verpflichtend ist, ein eigenes Geschäftskonto zu führen, ist es aus buchhalterischer Sicht dringend zu empfehlen. Ein separates Konto für deine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben schafft Klarheit – sowohl für dich als auch fürs Finanzamt.
Warum ein Geschäftskonto sinnvoll ist
Private & berufliche Finanzen trennen
→ Du behältst jederzeit die Übersicht über deine Einnahmen und Ausgaben.Professioneller Auftritt
→ Kunden erwarten eine saubere, geschäftliche Zahlungsabwicklung.Einfachere Buchhaltung
→ Besonders bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sparst du dir viel Aufwand, wenn du nicht alle Transaktionen erst sortieren musst.
Muss es ein „echtes“ Geschäftskonto sein?
Viele Banken bieten Girokonten für Selbstständige an. Diese sind teilweise günstiger als klassische Geschäftskonten für größere Unternehmen. Wichtig ist, dass du:
das Konto ausschließlich für dein Business nutzt
regelmäßig Einnahmen, Ausgaben und Gebühren übersichtlich dokumentierst
Schritt 5: Angebot & Zielgruppe definieren
Bevor du mit der Kundengewinnung startest, solltest du dir im Klaren darüber sein, was genau du anbietest – und für wen. Dein Angebot ist das Herzstück deiner Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz.
Was kannst (und möchtest) du anbieten?
Die virtuelle Assistenz ist ein breit gefächerter Beruf. Du kannst dich auf organisatorische Tätigkeiten spezialisieren oder kreative, technische oder kommunikative Leistungen anbieten. Überlege:
Welche Fähigkeiten bringst du mit?
Was macht dir wirklich Spaß?
In welchem Bereich möchtest du dich weiterentwickeln?
Beispiele für VA-Dienstleistungen:
Backoffice & Organisation: E-Mail-Management, Terminplanung
Social Media Management: Content-Planung, Community-Management
Grafikdesign & Branding: Grafiken, Logos, Präsentationen
Podcast-/YouTube-Services: Schnitt, Upload, Beschreibungstexte
Webseitenbetreuung: Pflege von WordPress-Seiten, SEO-Grundlagen
💡 Falls du Inspiration suchst, findest du in meinem Artikel „Dienstleistungen für virtuelle Assistenten“ einen umfassenden Überblick.
Wer ist deine Zielgruppe?
Je klarer du weißt, für wen deine Arbeit besonders wertvoll ist, desto einfacher wird es, passende Kunden zu gewinnen. Mögliche Zielgruppen könnten sein:
Einzelunternehmer ohne Team
Coaches & Berater
Onlineshop-Betreiber
Agenturen
Kreative wie Fotografen, Grafiker oder Texter
Schritt 6: Preise & Stundensatz kalkulieren
Als selbstständige virtuelle Assistenz legst du deine Preise selbst fest – ein großer Vorteil, aber auch eine Herausforderung. Viele Neulinge tun sich anfangs schwer, ihren Wert realistisch einzuschätzen. Dabei ist ein durchdachter Stundensatz entscheidend für deinen wirtschaftlichen Erfolg.
Wie berechnest du deinen Stundensatz?
Dein Stundensatz sollte nicht „nach Gefühl“, sondern strategisch kalkuliert werden. Folgende Faktoren spielen dabei eine Rolle:
Fixkosten (z. B. Versicherung, Software, Internet, Miete)
Steuern & Sozialversicherung
Urlaubs- & Krankentage (werden nicht bezahlt!)
Gewinn-Ziel: Wie viel möchtest du monatlich netto verdienen?
In meinem Beitrag „Stundensatz berechnen“ findest du eine genaue Anleitung zur Berechnung deines Stundensatzes. Ich habe auch einen Stundensatzrechner erstellt, der es dir erleichtert, deinen Mindeststundensatz zu berechnen.
Preismodelle – Was passt zu dir?
Dir stehen verschiedene Abrechnungsmodelle zu Verfügung:
Stundensatz: Flexibel, gut für Einzelprojekte oder unregelmäßige Aufgaben
Paketpreise: Klar definiertes Leistungsbündel (z. B. 5 Social Media Posts/Monat)
Retainer-Modell: Monatliches Stundenkontingent, fixe Zusammenarbeit
Weitere Informationen zu Paketpreisen findest du in meinem Artikel „Erfolgreiche Paketpreise entwickeln„. Ebenfalls habe ich eine Gegenüberstellung von Stundensatz vs. Paketpreis erstellt.
Schritt 7: Rechtlich auf der sicheren Seite – Verträge & DSGVO
Als virtuelle Assistenz arbeitest du oft mit sensiblen Daten, kommunizierst mit Kunden und wickelst Aufträge eigenverantwortlich ab. Um dich rechtlich abzusichern und professionell aufzutreten, sind ein paar grundlegende rechtliche Punkte besonders wichtig.
Dienstleistungsvertrag – dein rechtliches Fundament
Ein schriftlicher Vertrag schützt beide Seiten und schafft Klarheit. Er sollte folgende Punkte regeln:
Leistungsumfang & Aufgabenbeschreibung
Zeitrahmen & Verfügbarkeit
Vergütung & Zahlungsmodalitäten
Kündigungsfristen
Vertraulichkeit & Datenschutz
Gerichtsstand (in Österreich üblich: Wohnsitz der VA)
Datenschutz & DSGVO – auch für VAs verpflichtend
Wenn du Kundendaten verarbeitest (z. B. E-Mail-Adressen, Kundendatenbanken, Rechnungen), musst du dich an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) halten. Folgende Punkte sind wichtig:
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (Wer? Was? Warum?)
Auftragsverarbeitungsverträge mit Kunden (wenn du Daten in deren Auftrag verarbeitest)
Datensicherheit: Nutze sichere Passwörter, verschlüsselte Tools, seriöse Anbieter
Datenschutzerklärung auf deiner Website
Rechtlich wichtig für Österreich:
Als Einzelunternehmerin ohne Mitarbeiter brauchst du keine UID-Nummer (sofern du Kleinunternehmerin bleibst).
Für bestimmte Tätigkeiten wie Buchhaltung, Lohnverrechnung oder Steuerberatung gelten gewerberechtliche Einschränkungen – diese dürfen nur mit Befähigungsnachweis ausgeübt werden. (Reglementierte Gewerbe)
Schritt 8: Online-Präsenz aufbauen – Website, Social Media & Co.
In der heutigen digitalen Welt ist eine starke Online-Präsenz als virtuelle Assistenz fast unverzichtbar. Sie hilft dir dabei, sichtbar zu werden, Vertrauen aufzubauen und von deinen Wunschkunden gefunden zu werden.
Website – dein digitales Zuhause
Eine eigene Website wirkt professionell und zeigt, dass du es ernst meinst. Sie muss nicht riesig sein – aber klar strukturiert und gut durchdacht. Diese Seiten solltest du unbedingt einplanen:
Startseite: Wer bist du, was bietest du an?
Über mich: Zeige Persönlichkeit und deine Werte.
Angebot / Leistungen: Klar, verständlich und kundenorientiert.
Kontaktseite: Mit Kontaktformular, E-Mail & Impressum.
Blog (optional): Für SEO, Mehrwert & Expertenstatus.
Soziale Netzwerke – Sichtbarkeit & Vernetzung
Wähle 1–2 Plattformen, auf denen deine Zielgruppe aktiv ist, z. B.:
Instagram: Besonders beliebt bei Coaches, Kreativen & Selbstständigen.
LinkedIn: Ideal für B2B-Kunden und professionelle Netzwerke.
Facebook: Gruppen, Austausch, Community-Aufbau.
Regelmäßige Inhalte (z. B. Tipps, Behind-the-Scenes, Kundenstimmen) schaffen Vertrauen und stärken deine Marke.
Branding: Wiedererkennbarkeit & Vertrauen
Auch wenn du kein Designprofi bist: Ein einheitliches Erscheinungsbild hilft dir, seriös und vertrauenswürdig aufzutreten. Achte auf:
Wiederkehrende Farben & Schriftarten
Logo (kann schlicht sein – Hauptsache konsistent)
Klarer Stil bei Bildern, Grafiken & Sprache
Schritt 9: Kundengewinnung – deine ersten Aufträge finden
Viele neue virtuelle Assistenten stehen vor der Frage: „Woher bekomme ich meine ersten Kunden?“ Die gute Nachricht: Es gibt viele Wege – und du brauchst keine riesige Reichweite, um zu starten.
Beginne mit smartem Netzwerken & Jobplattformen
Facebook-Gruppen & VA-Communities: In einschlägigen Facebook-Gruppen werden regelmäßig Aufträge ausgeschrieben. Achte auf eine freundliche, professionelle Vorstellung und bewirb dich gezielt auf passende Projekte.
Freelancer-Plattformen: Seiten wie Upwork, Fiverr oder Freelancer.at bieten Einstiegsmöglichkeiten, um erste Referenzen zu sammeln.
Netzwerktreffen & Events: Ob vor Ort oder online – Unternehmer-Treffen oder themenspezifische Webinare bieten tolle Gelegenheiten, Kontakte zu knüpfen.
Noch keine Idee, wie du starten sollst? Dann lade dir mein Freebie „Erfolgreiche Kundenakquise für VA’s“ herunter. Darin zeige ich dir Möglichkeiten, wie du deine ersten Wunschkunden findest.
Positionierung & Zielgruppe – je klarer, desto besser
Kunden buchen dich nicht einfach „weil du da bist“, sondern weil sie sehen: „Diese VA kann mir genau bei meinem Problem helfen.“
Stell dir also Fragen wie:
Mit wem will ich gerne zusammenarbeiten?
Welche Probleme kann ich besonders gut lösen?
Wie hebe ich mich ab?
Schritt 10: Vernetze dich mit anderen virtuellen Assistenten
Du musst den Weg in die Selbstständigkeit nicht alleine gehen. Gerade zu Beginn ist der Austausch mit anderen Selbstständigen und VA-Kollegen unglaublich wertvoll – fachlich, emotional und auch motivierend.
Vorteile von Austausch & Community:
Du erhältst Einblicke in die Praxis:
Was hat bei anderen funktioniert – und was nicht?Du findest Antworten auf Fragen:
Ob Tools, Preise oder Kundenkommunikation – jemand hat die Herausforderung meist schon erlebt.Du fühlst dich weniger allein:
Selbstständigkeit kann manchmal einsam wirken – mit Gleichgesinnten wird’s leichter.
📌 Meine Empfehlung
Tritt meiner kostenlosen Facebook-Gruppe „VA Komplizen – Austausch für virtuelle Assistenten & Freelancer“ bei.
Dort findest du andere VA-Neulinge und erfahrene Assistenten – wir teilen Erfahrungen, beantworten Fragen und unterstützen uns gegenseitig.
Lust auf mehr?
Komm in unsere Facebook-Gruppe „VA Komplizen“.
Diese Gruppe ist für alle, die als virtuelle Assistenz oder Freelancer arbeiten – egal ob du gerade erst startest oder schon länger dabei bist. Hier kannst du dich austauschen, Fragen stellen und wertvolle Tipps rund um dein Business erhalten.
Ich freue mich auf dich! 🚀
Fazit: Starte Schritt für Schritt in dein VA-Business
Der Beginn einer Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz kann herausfordernd wirken – vor allem, wenn man nicht weiß, wo man beginnen soll. Aber keine Sorge: Du musst nicht alles auf einmal erledigen.
Mit einem klaren Fahrplan, fundiertem Wissen und etwas Mut kannst du dein Business Schritt für Schritt aufbauen.
Ob Gewerbeanmeldung, Angebotsentwicklung oder Kundengewinnung – jede Entscheidung bringt dich deinem Ziel näher: einem freien, selbstbestimmten Arbeitsalltag.
Nutze gerne meine Ressourcen, Freebies und Blogartikel als Unterstützung. Und denk daran: Du musst den Weg nicht alleine gehen – Austausch und Unterstützung gibt es genug. 😊
Häufige Fragen & Antworten - Beginn als virtuelle Assistenz
Was brauche ich, um als virtuelle Assistentin in Österreich starten zu können?
Du brauchst ein aktives Gewerbe (z. B. Büroservice), eine Steuernummer, ein Geschäftskonto sowie eine Übersicht über deine Leistungen und Preise. Technisch genügt oft ein Laptop und eine stabile Internetverbindung.
Welche Dienstleistungen kann ich als virtuelle Assistenz anbieten?
Die Bandbreite reicht von administrativen Aufgaben über Webdesign bis hin zu Kundenservice oder Content-Erstellung. Du kannst dich auf eine Nische spezialisieren oder verschiedene Leistungen kombinieren.
Wie finde ich meine ersten Kunden?
Stelle dich online sichtbar auf – z. B. mit einer Website, über soziale Netzwerke oder in relevanten Facebook-Gruppen. Besonders effektiv sind persönliches Netzwerken, Jobplattformen durchstöbern und das Nutzen von gezielten Strategien.
Muss ich mich sofort spezialisieren?
Nicht unbedingt. Es kann hilfreich sein, verschiedene Bereiche auszuprobieren, um deine Stärken zu entdecken. Langfristig kann eine Spezialisierung jedoch helfen, höhere Preise zu erzielen und gezielter Wunschkunden anzusprechen.
Wie melde ich ein Gewerbe als VA in Österreich an?
Das hängt von deiner Tätigkeit ab – typische Gewerbe sind z. B. Büroservice oder Dienstleistungen in der automatischen Datenverarbeitung. Alle Details findest du in meinem Blogartikel zur Gewerbeanmeldung.
Was kostet die Selbstständigkeit am Anfang?
Die Anmeldung deines Gewerbes ist kostenlos. Laufende Kosten variieren je nach Programmen, die du verwendest, Versicherung (SVS) und Aufwand. Du kannst vieles kostenlos starten und später Schritt für Schritt investieren.
Gibt es eine Ausbildung zur VA?
Nein, es gibt keinen offiziellen Lehrberuf. Wichtiger als Zertifikate sind praktische Fähigkeiten, Motivation und Erfahrung. Weiterbildungen oder Coachings können dich beim Start unterstützen – mehr dazu findest du in meinem Artikel zur virtuellen Assistenz Ausbildung.
Ein super strukturierter und praxisnaher Leitfaden – danke dafür! Besonders hilfreich finde ich, dass du alle rechtlichen und organisatorischen Schritte für Österreich so klar erklärst. Das nimmt echt viel Unsicherheit, wenn man gerade startet. Toller Beitrag für alle, die den Schritt in die VA-Selbstständigkeit wagen wollen!
Vielen lieben Dank für deinen netten Kommentar! Es freut mich sehr, dass du meinen Beitrag hilfreich findest. 🙂